Personuppgifter

Här beskriver vi vad som specifikt gäller kommunstyrelseförvaltningen. I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Personuppgiftansvarig

I samtliga personuppgiftshanteringar inom kommunstyrelseförvaltningen är kommunstyrelsen personuppgiftsansvariga, vilket innebär att nämnden har yttersta ansvaret för hur sina verksamheter hanterar personuppgifter.

Sociala medier

Oxelösunds kommun finns i sociala medier för att kunna föra dialog med medborgarna där de befinner sig. Genom sociala medier kan också rätt information spridas till rätt målgrupp genom annonsering. Vi publicerar inlägg med bild och ibland namn på personer, detta med samtycke som laglig grund.

I fåtal fall bevaras publika inlägg för all framtid enligt bestämmelser i Arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. Inlägg och meddelanden i sociala medier räknas som allmänna handlingar och kan begäras ut.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Oxelösunds kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Meta, Google och Microsoft

Webbplatsen

Vår webbplats är en viktig del i vårt arbete att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. På webbplatsen behandlar vi personuppgifter som bilder och filmer på anställda och medborgare samt namn på personer som på något sätt samarbetar med kommunen och på så sätt kan förekomma i nyheter och annat.

Lagringstid: Vi bevarar behandlingarna för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. Alla nyheter gallras efter 6 månader.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Sitevision

Bild och film

Vi använder bild och film i vårt arbete där syftet är att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. Vi använder bild och film i tryckta och digitala kanaler, och i internt och externt syfte.

Vi behandlar personuppgifterna namn, e-post eller telefon samt bilden på dig/ditt barn utifrån ditt skriftliga samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och du har då rätt till att bilderna eller filmerna på dig tas bort i den mån det är möjligt.

Lagringstid: Bilder och filmklipp bevaras i Oxelösunds kommuns bildarkiv för all framtid.
Laglig grund för behandlingen: Samtycke och allmänt intresse.
Personuppgiftsbiträde: Microsoft

Bostadsanpassning

Vid ansökan om Bostadsanpassningsbidrag behandlas följande personuppgifter: Namn, personnummer, kontonummer, telefonnummer, adress, e-postadress, fastighetsbeteckning och hälsotillstånd. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna fatta beslut.

Vissa uppgifter kan, på den enskildes begäran, komma att lämnas vidare till t.ex. kontaktperson eller entreprenör.

Kopia på fakturor från entreprenör innehåller uppgifter om namn och adress.

Lagringstid: Ansökan och intyg, 2 år. Beslut förvaras för alltid.
Laglig grund för behandlingen: En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras.
Personuppgiftsbiträde: G Widergren Ärendehantering AB

Här beskriver vi vad som specifikt gäller för kultur- och fritidsförvaltningen. I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Personuppgiftansvarig

I samtliga personuppgiftshanteringar inom kultur- och fritidsförvaltningen är Kultur- och fritidsnämnden personuppgiftsansvariga, vilket innebär att nämnden har yttersta ansvaret för hur sina verksamheter hanterar personuppgifter.

Biblioteket

Oxelösunds bibliotek sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Ditt personnummer behövs av hänsyn till vikten av säker identifiering. De personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig som låntagare när du ansökt om ditt lånekort.

Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna låna böcker och använda våra digitala tjänster. Vi behöver också dina personuppgifter för att vi ska kunna påminna dig om när lånetiden är på väg att gå ut, skicka aviseringar och eventuella ersättningskrav. Biblioteket kommer inte att använda dina uppgifter till mer än vad som krävs för att du ska kunna använda bibliotekets tjänster.

Dina personuppgifter delas med våra systemleverantörer, med vilka vi har personuppgiftsbiträdesavtal. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar kopplade till att låna ut medier: Ansökan om lånekort, Libris fjärrlån, inköpsförslag av medier, inhämta adressuppgifter från folkbokföringsregistret, utskick av utskrifter sena lån, reservationslappar, skapa konto på MTM Legimus, målsmans underskrift vid lånekort till barn under 15 år.

Lagringstid: Uppgifterna och ditt lånekonto sparas tills du själv ber om att de ska ändras eller tas bort.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträden: Quria, Axiell Sverige och Axiell Media

Galleri K och Galleri O

Oxelösunds kommun sparar och hanterar dina personuppgifter när du ställer ut dina konstverk i våra gallerier. Det är i huvudsak ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Ditt personnummer behövs av hänsyn till vikten av säker identifiering och utbetalning. De personuppgifter vi behandlar har vi fått av dig i samband med anmälan till deltagande i utställningar.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar: Ansökan till salong, avtal/kontrakt/uppdrag, konstregister, utställningskontrakt.

Lagringstid: Merparten av behandlingarna lagras för alltid. Uppgifter som ansökan till salong och verk som finns i konstregister, lagras så länge som de är aktuella, därefter gallras de.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning, uppgift av allmänt intresse eller avtal med dig.
Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Castor, Raindance och närarkiv.

Administrationen

När Administrationen behöver spara och hantera dina personuppgifter gäller det huvudsakligen ditt namn, telefonnummer, e-postadress och personnummer/organisationsnummer. Detta exempelvis i samband med hantering av olika ärenden eller utbetalning av stipendier och föreningsbidrag. Alla dessa ärenden diarieförs. Det betyder att vi sparar uppgifterna. Ditt personnummer/organisationsnummer behövs för att göra en säker identifiering av vem du eller din organisation är.

Personuppgifterna som vi behandlar har vi fått från dig. Vi behöver dem för att du ska kunna använda våra tjänster eller för att du ska kunna kommunicera med oss.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar kopplade till ansökningar/stipedier: stipendium, föreningsbidrag.

Behandlingar: inkomna ärenden, utbetalningar, diarieföring.

Lagringstid: För alltid.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning, uppgift av allmänt intresse eller avtal med dig.
Personuppgiftsbiträden: Microsoft, FRI, Castor, Raindance och närarkiv.

Här beskriver vi vad som specifikt gäller för miljö- och samhällsbyggnasförvaltningen. I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Personuppgiftansvarig

Dina personuppgifter behandlas av Oxelösunds kommun och samhällsbyggnadsförvaltning enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för bygg- och miljö.

I Dataskyddsförordningens artikel 6 regleras de lagliga grunder som gäller för behandling av personuppgifter. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom Miljö- och Miljö- och Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen behandlar personuppgifter.

Vi behandlar personuppgifter i ett arkivhanteringssystem som levereras till Miljö- och Miljö- och Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen av en extern aktör. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Bygg, mark och rivningslov

Vid ansökan eller anmälan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, personnummer, fastighetsbeteckning och koordinater. Behandlingen är nödvändig för att avgöra och fatta beslut i ett lovärende. Ansökan och beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Miljö- och hälsoskydd

För miljöfarlig verksamhet och annan tillståndspliktig verksamhet krävs en ansökan om tillstånd och i vissa fall är verksamheten endast anmälningspliktig. Där behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och fastighetsbeteckning. Syftet med behandlingen är att kunna fatta beslut och att kunna utföra kontroller. Beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Livsmedelsverksamhet

Det krävs en anmälan om registrering för att bedriva livsmedelsverksamhet . Registreringen är en förutsättning för att tillsynsmyndigheten ska kunna genomföra kontroll av verksamheten i syfte att säkerställa att livsmedelslagstiftningen efterlevs och att fatta de beslut som behövs med anledning av resultatet av kontrollen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Handel med tobak, öl och receptfria läkemedel

I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak och anmälan om handel med öl klass 2 och receptfria läkemedel behandlas personuppgifter som namn, personnummer, verksamhetsutövare, adress, telefonnummer och fastighetsbeteckning. I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak inhämtas uppgifter från skatte, kronofogde och polismyndighet i syfte att utifrån en profilering kunna fatta beslut i enlighet med tobakslagen. Dessa uppgifter sekretessmarkeras.

Ansökningar, anmälan och beslut om tillstånd och beslut i samband med kontroll sparas enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Kontroll och tillsyn

I samband med klagomål pga. olika typer av störningar och där tillsynsmyndigheten startar ett ärende informeras den verksamhet/person som påstås vara orsak till störningen. Det kan handla om buller, lukt, eller boendemiljö. Vi behandlar i dessa fall personuppgifter som namn, adress, fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

P-tillstånd för rörelsehindrade

Det krävs en ansökan för att P-tillstånd ska kunna beslutas. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, fotografi, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att öka tillgängligheten i kommunen för berörd registrerad. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Upplåtelse av offentlig platsmark

Det krävs en ansökan för att ta i anspråk kommunens mark för en verksamhet t.ex. torghandel, uteservering och uppställning av containrar. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att svara på remisser från polismyndigheten som äger frågan och beredskap avseende en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Grävtillstånd

Det krävs en ansökan för att gräva i kommunens mark. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är skapa en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Tomt- och bostadsrättskö

I samband med att kommunen planerar försäljning av tomtmark och upplåtelse av bostadsrätt kan spekulanter lämna in en intresseanmälan. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att kommunen ska kunna erbjuda försäljning till intresserade för ett framtida köp. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, allmänt intresse, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB
Personuppgiftsansvarig: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden.

Här beskriver vi vad som specifikt gäller för vård- och omsorgsförvaltningen. I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Personuppgiftansvarig

I samtliga personuppgiftshanteringar inom vård- och omsorgsförvaltningen är Vård- och omsorgsnämnden personuppgiftsansvariga, vilket innebär att nämnden har yttersta ansvaret för hur sina verksamheter hanterar personuppgifter.

Hemtjänst

Vid ansökan och utförande av hemtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare av hemtjänst som är aktuell.

Lagringstid: Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för forskningsändamål.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: CGI, Swedlock

Särskilt boende

Vid ansökan och utförande av särskilt boende behandlas följande personuppgifter: Namn, personnummer, telefonnummer och adress. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Lagringstid: Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för forskningsändamål.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: CGI

Insatser för personer med funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) behandlas följande personuppgifter: Namn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.

Lagringstid: Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för forskningsändamål.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: CGI

Insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning behandlas följande personuppgifter: Namn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.

Lagringstid: Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för forskningsändamål.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: CGI

Färdtjänst och Riksfärdtjänst

Vid ansökan och utförande av färdtjänst och riksfärdtjänst behandlas följande personuppgifter: Namn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service.

Samtliga uppgifter lämnas ut till det bolag som utför färdtjänst eller riksfärdtjänst.

Lagringstid: Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckningen.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för forskningsändamål.
Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: CGI

Socialtjänsten

Vid ansökan och utförande av socialtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, personnummer, telefonnummer, adress, e-post, ekonomisk situation, sysselsättning, civilstånd och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.

Beskrivning av Vård- och omsorgsnämndens behandling av personuppgifter Pdf, 1 MB.

Här beskriver vi vad som specifikt gäller för utbildningsförvaltningen. I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Personuppgiftansvarig

I samtliga personuppgiftshanteringar inom utbildningsförvaltningen är Utbildningsnämnden personuppgiftsansvariga, vilket innebär att nämnden har yttersta ansvaret för hur sina verksamheter hanterar personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att ta kontakt med utbildningsförvaltningen via utbildning@oxelosund.se. Kontaktuppgifter till Oxelösunds kommuns dataskyddsombud hittar du längst ner på denna sida.

Lärplattformer

I förskolan använder vi appen Tyra och där behandlas personuppgifter i form av barnens namn, personnummer, pedagogiska kartläggningar, vårdnadshavares namn, personnummer, kontaktuppgifter, placering (förskola och avdelning). Syftet med behandlingen är kommunikation mellan vårdnadshavare och personal samt att vårdnadshavare genom lärplattformen ska kunna följa sitt barns utveckling samt verksamhetens arbete.

I grundskolan, anpassade grundskolan och fritidshemmet använder vi SchoolSoft och där behandlas personuppgifter i form av barnens namn, personnummer, vårdnadshavares namn, personnummer, kontaktuppgifter, placering (skola, klass och fritidshem). Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner, extra anpassningar och åtgärdsprogram. Syftet med behandlingen är att registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt att sköta kommunikationen mellan skolan personal, elever och vårdnadshavare.

Uppgifterna om folkbokföring och placering hämtas från vår elevdatabas i SchoolSoft. Om foton förekommer inhämtas samtycke.

Lagringstid: Uppgifterna finns kvar så länge ett barn har en aktiv placering.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Bayou AB, SchoolSoft AB

Dokumentation om barns utveckling

Personal i förskola, skola eller fritidshem dokumenterar barns utveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, födelsedatum, foto och film. Vi användning av foton och film inhämtas samtycke.

Lagringstid: Uppgifterna gallras när de inte längre behövs
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Bayou AB, SchoolSoft AB

Barn- och elevadministration

I elevadministrativa delen av SchoolSoft samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barn/elevens och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar även vårdnadshavares e-post och telefonnummer. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer, e-post till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, fritidshem och skola samt avdelning eller klass barnet/eleven går på behandlas. För skolan behandlas om eleven har ett annat modersmål och har modersmålsundervisning. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klass-/avdelningslistor och kontakta hemmet vid behov. För skola behövs uppgifterna bland annat för att sätta betyg samt hantera resultat på nationella prov. För barn på förskola och fritidshem har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola/skola, inskrivningstid och avdelning/klass till Statistiska centralbyrån. För elever på grundskola behöver vi lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg i årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång, modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk, eventuell studiehandledning, särskilt stöd eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån.

Lagringstid: Vi bevarar uppgifterna
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB

PMO - dokumentation inom elevhälsan

PMO (Profdoc Medical Office) är ett dokumentationssystem där olika professioner enkelt och säkert kan dokumentera elevens kontakttillfällen och insatser som över tid genomförs tillsammans med eleven. Gemensam dokumentation görs i Elevakten som är tillgänglig för både skolans ledning och elevhälsoteamet. Sedan kan varje profession upprätta en specifik professionsakt för dokumentation om en elev som inte ska delas med övriga.

PMO uppfyller alla nuvarande lagkrav på dokumentation inom elevhälsan.

Lagringstid: Vi bevarar de flesta uppgifterna, endast minnesanteckningar gallras vid inaktualitet.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical (CGM)

Ansökan om plats och debitering av avgifter

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från vårdnadshavarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Vårdnadshavarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från vårdnadshavare själva. Bildningsförvaltningen genomför regelbundet inkomstkontroll för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Lagringstid: Ansökningar och beslut finns kvar så länge ett barn har en aktiv placering. Uppgifter om vistelsetid gallras efter 3 år. Uppsägningar av förskole- och fritidshemsplatser sparas 2 år.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng och tilläggsbelopp till våra förskolor, fritidshem och skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barn/elevers personnummer och adress. Vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även uppgifter om vilken förskola/skola/fritidshem, årskurs, klass/avdelning eleven går i behandlas samt uppgifter om eleven läser modersmål och elevens invandringsdatum. Uppgifter som namn, födelsedata och personnummer används när Oxelösunds kommun fakturerar andra kommuner vars elever går i förskola eller fritidshem i Oxelösund. Uppgifter som namn och födelsedata lämnas även ut till externa huvudmän där Oxelösunds kommun har elever.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter i 7 år
Laglig grund för behandlingen: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Raindance

Skolskjuts

Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till det bolag som utför skolskjutsen. Fakturor från bolaget innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser.

Lagringstid: Ansökan och beslut utifrån riktlinjer om skolskjuts i grundskola, anpassad grund- och gymnasieskola sparas 2 år. Ansökningar och beslut om skolskjuts utifrån individuell prövning bevaras. Även överklagade i skolskjutsärenden bevaras.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Sokigo AB

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google Suit for Education används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas elevens och personalens personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten.

Lagringstid: Gallras när eleven slutar skolan
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
End-user License Agreement: Google LCC

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om barn/elever anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen förutom personuppgiftsbiträdet.

Lagringstid: Vi bevarar uppgifterna.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Prosonagruppen

Mottagande i anpassad grundskola

Inför ett mottagande i anpassad grundskola behandlas personuppgifter i form av barnets namn och personnummer, samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. Även vårdnadshavares namn och telefonnummer samlas in. En placering i anpassad grundskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas.

Lagringstid: Vi bevarar uppgifterna
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, CompuGroup Medical (CGM) och Prosonagruppen

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov.

Lagringstid: Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB

Inackorderingsbidrag

För att avgöra om en elev har rätt till inackorderingsbidrag behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, folkbokföringsadress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer.

Lagringstid: Gallras efter 3 år förutsättning att nödvändig kontroll och redovisning skett.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Sokigo AB och Prosonagruppen

Kulturskolan

Anta, placera, planera och följa upp undervisning på Kulturskolan

Kulturskolan behandlar elever och vårdnadshavares personuppgifter i form av för- och efternamn, personnummer, adress, telefonnummer och för elever även e-post, film, foto och ljud.

Syftet med behandlingen är att administrera och utbyta information som berör kursdeltagande, ta betalt, samt kunna erbjuda de elever som gått en terminskurs en reserverad plats för efterföljande termin. Film, ljud och foto behandlas i syfte att bedriva undervisning. Personuppgifterna behandlas i Kulturskolans verksamhetssystem SpeedAdmin.

Lagringstid: Faktureringsuppgifter sparas enligt lag i 7 år. Elevregisteringar bevaras. Anmälan och avanmälan i SpeedAdmin gallras när efter 3 år. Film, foto och ljudupptagning som spelas in under lektionstid i undervisningssyfte gallras eleven avslutas. Film och ljudupptagning från föreställningar bevaras.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: SpeedAdmin Aps

Publicering på sociala medier och på webben

Personuppgifter som Kulturskolan publicerar på facebook, webben, instagram kan komma att föras över till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES. För den behandlingen gäller de villkor som den kanalen tillämpar. Kulturskolan har därför inte möjlighet att helt radera dessa personuppgifter och kan inte heller garantera att de behandlas enligt samma höga skyddsnivå som gäller enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). Samtycke tas in inför publicering av personuppgifter på sociala medier och webb.

Vuxenutbildning

Elevadministration

För ändamål gällande elevadministration för vuxenutbildning samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Vid ansökan samlas även telefonnummer och e-postadress in. Vidare behandlas uppgifter om vilken kurs eleven läser, frånvaro och studieplaner. Uppgifterna behövs för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta eleven vid behov.

Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, provresultat på nationella prov, utbildningsresultat, slutbetyg, gymnasieexamen för elever på kommunal vuxenutbildning till Statistiska centralbyrån.

Lagringstid: Uppgifterna gallras när eleven slutar skolan.
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Göteborgs IT Konsult Gotit AB

Lärplattform

Vi använder lärplattformen itslearning. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn, personnummer, e-postadress, användarnamn och grupptillhörighet. Uppgifterna hämtas från vårt elevadministrativa system. Syftet med behandlingen är att följa upp elevernas kunskapsutveckling samt att sköta kommunikationen mellan lärare och elever.

Lagringstid: Vi bevarar uppgifterna
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: Itslearning AB

Kommunala aktivitetsansvaret (KAA)

Hemkommunen har skyldighet enligt lag att löpande hålla sig informerad om hur hemkommunens ungdomar som har fullgjort sin skolplikt, men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning är sysselsatta. Hemkommunen har inom ramen för ansvaret uppgiften att erbjuda de ungdomar som berörs lämpliga individuella åtgärder.

För administration av deltagare inom Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och aktivitetsåtgärder. Syftet med behandlingen är erbjuda lämpliga individuella åtgärder. Uppgifterna samlas in från den registrerade.

Vid projekt som ingår inom ramen för KAA har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, hur många timmar man deltagit i projektet och anledning till eventuellt avslut till Statistiska centralbyrån.

Lagringstid: Vi bevarar uppgifterna
Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning
Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB